Dernière mise à jour : 06/08/26
La transparence constitue l’un des principes de fonctionnement d’Optim Office. Cette page rassemble les informations relatives aux mentions légales du site, à la protection des données personnelles et à l’utilisation de l’intelligence artificielle dans le cadre de nos activités.
Editeur du site
Optim Office
9 rue d’Antrechaus
83000 Toulon (France)
Tel : +33 (0)9 51 91 39 01
Eurl au capital de 1 000 euros
RCS Toulon – SIRET : 75318822600025 – APE: 6312Z
N° de TVA intracommunautaire (NII) : FR33753188226
Développement et hébergement du site
Le site Optim Office est développé avec le logiciel libre WordPress.
Thème graphique original développé par ThemeForest
Crédits images : Fotolia, Adobe, Morguefile et Unsplash
Directrice de publication et Webmaster : Sylvie Guiziou
Hébergement : Monarobase
La Vincendière, 28330 Les Étilleux
Tél. : 0033 (0)9 72 21 22 90
Protection des données personnelles collectées
Conformément à la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel ( « RGPD »), Optim Office garantit le respect de la vie privée des utilisateurs du site.
Pour les données collectées directement par Optim Office (site Internet, demandes de contact, gestion de la relation client), le responsable du traitement est : Sylvie Guiziou, gérante d’Optim Office.
Traitements réalisés pour le compte des clients :
Dans le cadre des prestations de prospection commerciale B2B, Optim Office intervient pour le compte de ses clients.
Le client détermine les finalités de la campagne, les critères de ciblage, les entreprises à contacter ainsi que les messages de prospection.
Optim Office met en œuvre les actions qui lui sont confiées conformément aux instructions du client et aux dispositions contractuelles applicables.
Lorsque la réglementation le prévoit, Optim Office agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Finalités du traitement :
Les données personnelles collectées via ce site peuvent être utilisées pour :
– fournir les informations ou services demandés,
– répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact,
– améliorer le site et les services proposés (analyse statistique via cookies).
Base légale du traitement :
Les traitements de données réalisés par Optim Office reposent sur :
– le consentement (formulaire de contact, cookies),
– l’exécution d’un contrat (gestion des prestations clients),
– le respect d’obligations légales (facturation et pièces comptables).
Campagnes de prospection commerciale B2B :
Dans le cadre de ses prestations de prospection commerciale B2B, Optim Office intervient pour le compte de ses clients afin de préparer et de conduire des campagnes de prospection auprès d’organisations et de contacts professionnels.
Les entreprises et les interlocuteurs susceptibles d’être contactés sont sélectionnés selon les critères définis avec le client. Aucun contact n’est sollicité sans validation préalable du fichier de prospection par le client.
Optim Office met en œuvre des procédures internes destinées à garantir la confidentialité des données, la traçabilité des actions réalisées, la gestion des demandes d’opposition et la suppression des données en fin de mission, conformément aux engagements contractuels.
Les destinataires des courriers électroniques peuvent exercer leur droit d’opposition à tout moment, notamment par simple réponse au message reçu. Toute demande est enregistrée et immédiatement prise en compte.
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Cookies :
Le site utilise des cookies afin d’établir des statistiques d’audience (via Google Analytics) et d’améliorer ses services.
Un bandeau de consentement vous permet de gérer vos préférences de cookies dès votre première visite. Vous pouvez à tout moment paramétrer ou refuser l’utilisation des cookies.
Durée de conservation :
Les durées de conservation varient selon la nature des données traitées.
- Données collectées via le site Internet (formulaire de contact, demandes d’information, prospects Optim Office) : 3 ans à compter du dernier contact ou de la dernière interaction.
- Données traitées dans le cadre des campagnes de prospection commerciale réalisées pour le compte des clients : pendant toute la durée de la mission. À son terme, le fichier de suivi est restitué au client. Optim Office conserve une copie pendant une durée maximale de 15 jours afin de traiter, le cas échéant, une demande liée à la clôture de la mission, puis procède à sa suppression.
- Documents comptables (devis, factures, pièces justificatives) : 10 ans, conformément aux obligations légales.
Droit des utilisateurs :
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), toute personne concernée dispose des droits suivants sur les données personnelles la concernant :
droit d’accès ;
droit de rectification ;
droit à l’effacement, dans les conditions prévues par la réglementation ;
droit à la limitation du traitement ;
droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
droit d’opposition.
Les personnes contactées dans le cadre d’une campagne de prospection commerciale B2B peuvent exercer leur droit d’opposition à tout moment en répondant au courrier électronique reçu ou par tout autre moyen leur permettant d’exprimer clairement leur souhait de ne plus être sollicitées.
Toute demande est enregistrée et traitée dans les meilleurs délais.
L’exercice de ces droits peut être demandé par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@optimoffice.fr.
Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr.
Nos engagements
Optim Office veille à mettre en œuvre des procédures internes destinées à garantir la confidentialité des informations confiées, la traçabilité des traitements réalisés, le respect des demandes d’opposition et la suppression des données conformément aux engagements contractuels pris avec ses clients.
Recours
Toutes les données personnelles recueillies sur le site sont traitées avec la plus stricte confidentialité.
La responsabilité d’Optim Office ne saurait être engagée pour les inconvénients liés à l’utilisation du réseau Internet, notamment une rupture de service, une intrusion extérieure ou la présence de virus informatiques, ou de tout fait qualifié de force majeure.
Bien qu’une grande attention ait été apportée à la réalisation de ce site, Optim Office ne saurait être tenu responsable d’éventuelles erreurs.
Responsabilité
La responsabilité d’Optim Office ne saurait être engagée pour tous les inconvénients ou dommages inhérents à l’utilisation du réseau Internet, notamment une rupture de service, une intrusion extérieure ou la présence de virus informatiques, ou de tout fait qualifié de force majeure, conformément à la jurisprudence.
Bien qu’une très grande attention ait été apportée à la réalisation de ce site, Optim Office ne saurait être tenu responsable des éventuelles erreurs qui pourraient s’y trouver.
Utilisation de l’intelligence artificielle
Dans le cadre de ses activités, Optim Office recourt à certains outils d’intelligence artificielle (tels que ChatGPT, Claude ou Gemini ) afin d’assister la production et l’optimisation de contenus éditoriaux : articles de blog, pages web, publications sur les réseaux sociaux et campagnes d’emailing.
Ces outils sont utilisés comme appui à la recherche et à la rédaction, mais ne remplacent en aucun cas l’intervention humaine.
Tous les contenus générés ou assistés par IA font l’objet d’une relecture, d’une vérification et d’une validation manuelle avant publication.
Aucune donnée confidentielle, sensible ou permettant d’identifier directement un client n’est transmise à ces outils.
Optim Office veille au respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et du Règlement européen sur l’intelligence artificielle (AI Act), notamment en matière de transparence, de sécurité et de fiabilité des traitements automatisés.